【简介】在工作生活中,我们经常要批量处理一些主要内容相同,个别数据信息不同的文件,比如职工简历、工资单、邀请函等。
如果一个个制作的话,会浪费大量的时间。这时候我们就可以利用Word的“邮件合并”功能,它可以帮助我们快速批量的制作文档。
注:只要有一个Word文档(包含所有文档的共有内容)、一个Excel表格(数据信息表),就可以使用邮件合并功能批量生成文档。
【操作步骤】下面我们以制作“疫情期间职工出行工作证明”为例给大家介绍一下邮件合并的具体使用方法:
如下图所示,我准备好了必需的Word文档和Excel数据表。需要将Excel数据表中每位职工的个人信息(姓名、性别、身份证号、联系电话、工作单位、单位地址、居住地),填入Word文档里,并分别生成职工各自对应的文档。
1.打开Word文档(这里,我使用的软件是Word2016),选择“邮件”选项卡,点击“开始邮件合并”,在弹出的选项卡中点击“邮件合并分布向导”。
2.如下图所示,选择“信函”,点击“下一步:开始文档”;选择“使用当前文档”,点击“下一步:选择收件人”;选择“使用现有列表”,点击“浏览”,在弹出的“选取数据源”列表中选择数据列表的Excel文件,点击“打开”,在弹出的“选择表格”对话框中选择“Sheet1$”(根据个人实际Excel文件中的工作表内容进行选择),点击确定,弹出“邮件合并收件人”对话框,在列表中可以使用复选框来添加或删除合并的联系人,之后点击“确定”;点击“下一步:撰写信函”。
3.如下图所示,光标移动至文档“需要插入职工姓名”的位置,然后点击右侧菜单中的“其它项目”,在弹出的对话框中依次选择“数据库域”、“姓名”,点击“插入”。文档就如下图所示,插入了“《姓名》”。重复此步骤,将其余数据项依次插入至相应位置。
补:若合并后生成的新文档需要分别拆分为单个的文件,并且文件名以“XX疫情期间出行工作证明”命名,须在文档首行添加“疫情期间出行工作证明”文字,并按上述步骤插入“《姓名》”,然后选中该行,在“开始”选项卡的“样式”功能区,点击“标题1”,然后适当设置缩小该行的字体、段落、段前后间距,效果如下图所示,之后将此行文字颜色设为白色(下图还未设置标题1字体为白色)。
4.如下图所示,点击“下一步:预览信函”;点击“下一步:完成合并”;点击“编辑单个信函”,在弹出的对话框中,选择“全部”,点击“确定”。此时就会在新窗口中合并生成一个名为“信函1.docx”的新文档,“信函1”中包含了所有人员的“疫情期间出行工作证明”。
合并生成的包含了所有人员的“疫情期间出行工作证明”的新文档,若想分别拆分为单个的文件,怎样操作呢。须先确保已按照上述步骤3中描述,在文档首行插入了“《姓名》疫情期间出行工作证明”文字,并将样式设置为了“标题1”。
2.选择“大纲”选项卡,修改“显示级别”为1级,键盘敲击【Ctrl】 【A】使页面文档全选中,点击“显示文档”,点击“创建”。
3.键盘敲击【Ctrl】 【S】,在弹出的“另存为”对话框中选中“保留与Word早期版本的兼容性”,然后点击“保存”。如图所示,原本总的文档被拆分后保存为了独立的文档。